EVA é a maior varejista de drogarias na Ucrânia. São quase 1000 lojas com 18 mil funcionários. Nos últimos anos, a varejista vem se expandindo rapidamente, abrindo 189 novas lojas em 2019 e 219 em 2020. O crescimento tão rápido dos negócios requer uma abordagem simplificada de gestão e digitalização ativa dos processos internos para manter a eficiência. Para otimizar a gestão da gama de produtos, a varejista adicionou a solução de otimização de planogramas ao seu ecossistema de TI em 2020.
A gestão da gama de produtos com uma média de 12 mil SKUs para uma loja é feita através de formatos de categoria. Cada formato é determinado por identificadores únicos – planograma de alcance, geolocalização, configuração de espaço de varejo, etc.
Criar planogramas requer gerentes de categoria para adicionar correções e repassar rapidamente os mesmos para as lojas enquanto gerenciam planogramas em cada loja. Fazer esse trabalho manualmente é muito trabalhoso e demorado. É por isso que a varejista decidiu implementar a solução de gerenciamento de espaço de prateleira Retano Shelfspace.
Durante o projeto piloto, o processo de gestão do planograma foi automatizado para 50 lojas. Para fazer o experimento honesto, se selecionaram lojas de diferentes formatos com pessoal experiente e versado nos processos de negócios da empresa.
O lançamento do grupo de teste foi bem-sucedido. Com base nos resultados do teste, a varejista decidiu aplicar o novo sistema de gestão de planogramas em todas as lojas.
Andrey Morozov, chefe do departamento de gerenciamento de linha de produtos da EVA, compartilhou os resultados da implementação do Retano Shelfspace.
“Os custos do pessoal envolvido na criação do planograma diminuíram“
Antes da implementação do sistema, os gerentes de categoria tinham que criar planogramas para cada formato manualmente. Isso estava levando muito tempo. Agora, os planogramas estão vinculados a formatos de categoria com base nos padrões do varejista.
A distribuição por formatos é baseada na marca, categoria de produto, preço e outras propriedades da categoria. O sistema distribui os produtos nas prateleiras por meio de planogramas horizontais e verticais.
Quando estamos nos preparando para abrir uma nova loja, precisamos criar planogramas de um formato obrigatório. O sistema leva em conta nossa velocidade de expansão. Ele automatiza muitos processos, dando aos nossos gerentes de categoria mais tempo para se concentrarem em suas tarefas.
“A incidência de erros durante a geração do planograma foi significativamente reduzida“
Começamos a usar a funcionalidade de confirmação digital multiestágio para aprovar mudanças nos planogramas. Agora, nossas lojas só recebem planogramas aprovados pelos chefes de departamento. Isso não leva muito tempo. A interface é amigável, permitindo-nos comparar o estado de planogramas antes e depois das mudanças.
“A gestão e o controle das atividades das lojas tornaram-se mais eficientes“
Todos os funcionários têm acesso ao portal Retano Shelfspace. Lá eles obtêm as informações sobre tarefas, estoque, lista de produtos em todas as prateleiras, versões atuais e anteriores do planograma.
As alterações são carregadas no portal imediatamente, os funcionários são notificados e podem começar a promulgá-las. Após a conclusão das tarefas, eles precisam enviar o comprovante com foto no mesmo portal.
Estamos planejando lançar o aplicativo móvel Retano Shelfspace em um futuro próximo. Desta forma, poderíamos controlar planogramas através de realogramas.
Neste momento, estamos aplicando o sistema em toda a cadeia. O objetivo mais importante no estágio atual do projeto é melhorar a comunicação com o pessoal. O sistema conta com ferramentas para receber feedback das lojas – portal e aplicativo mobile. Assim como em toda nova tecnologia, para implementá-la corretamente é preciso motivar o pessoal que a utiliza.
Após a implementação do sistema, planejamos iniciar o ajuste fino dos processos de gerenciamento de planogramas. O Retano Shelfspace possui uma funcionalidade que analisa planogramas por formatos e por lojas individualmente. Assim que tivermos mais dados, teremos uma imagem mais precisa. Será mais fácil trabalhar com SKU e fluxo direto de clientes na loja.
Andrey Morozov, EVA
Aumentar o número de lojas sempre leva à necessidade de gerenciar o planograma por formato e clusters, pois gerenciar o planograma de cada loja separadamente torna-se muito caro. Mesmo com 50 a 100 pequenas lojas na rede, gerenciar planogramas manualmente é problemático. A solução é contratar mais pessoas ou automatizar o processo.
A clusterização e sincronização de inventário do Retano Shelfspace tornam o gerenciamento flexível e prático. O varejista obtém acesso à análise do planograma por formato de loja, grupos de estoque e lojas de forma separada. Se o varejista sofrer perdas de vendas de SKU nas prateleiras de lojas de formato semelhante, o problema poderá ser localizado no nível da loja em específico. Assim, o varejista pode resolver o problema sem alterar o planograma do formato inteiro. Por exemplo, identificar os produtos de maior rotatividade pelo ABC e aumentar a quantidade desses produtos nos planogramas.
A análise de zonas quentes e frias da Retano Shelfspace mostrará como a reorganização de estoque em lojas do mesmo formato pode melhorar os indicadores de vendas. A colocação correta das prateleiras pode direcionar os clientes de produtos de baixo giro para produtos de alto giro, chamando sua atenção para promoções.
