EVA è il più grande drugstore in Ucraina che ha quasi 1200 punti vendita e 18 mila dipendenti. Negli ultimi anni la catena del retailer è cresciuta in maniera eccezionale, aprendo 189 nuovi negozi nel 2019 e 219 nel 2020. Una crescita così rapida del business richiede un approccio efficace alla gestione delle attività aziendali e una digitalizzazione attiva dei processi interni per mantenere l’efficienza. Per ottimizzare la gestione dell’assortimento dei prodotti, nel 2020 il retailer ha deciso di integrare la soluzione di creazione automatica dei planogrammi nel suo ecosistema IT.
La gestione dell’assortimento con una media di 12000 SKU per un punto vendita avviene attraverso formati di categoria. Ogni formato è determinato da identificatori unici: planogramma dell’assortimento, localizzazione geografica, configurazione dello spazio vendita, ecc.
La creazione di planogrammi richiede ai category manager di modificare e inviare rapidamente i planogrammi ai negozi mentre gestiscono i planogrammi in ogni negozio. Fare questo lavoro manualmente è troppo laborioso e richiede tempo. Ecco perché il retailer ha deciso di implementare la soluzione di gestione dello spazio vendita Retano Shelfspace.
Durante il progetto pilota, è stato automatizzato il processo di gestione dei planogrammi per 50 negozi. Per rendere l’esperimento significativo sono stati scelti punti vendita di diversi formati con personale esperto che conosce bene i processi aziendali interni.
Il lancio del gruppo di prova ha avuto successo. Sulla base dei risultati il retailer ha deciso di applicare il nuovo sistema di gestione dello spazio vendita a tutti i negozi.
Andrej Morozov, responsabile del dipartimento di gestione dell’assortimento di prodotti in EVA, ha condiviso i risultati dell’implementazione di Retano Shelfspace
“Sono diminuiti i costi del personale impegnato nella creazione dei planogrammi“
Prima dell’implementazione del sistema, i category manager dovevano creare manualmente i planogrammi per ogni formato. Questo richiedeva molto tempo. Ora i planogrammi sono legati a formati di categoria basati sugli standard del retailer.
La distribuzione per formati si basa su marca, categoria di prodotto, prezzo e altre proprietà della categoria. Il sistema dispone i prodotti sugli scaffali utilizzando planogrammi orizzontali e verticali.
Quando lavoriamo all’apertura di un nuovo negozio, dobbiamo generare i planogrammi di un formato specifico. Il sistema tiene conto della velocità di crescita della nostra catena. È in grado di automatizzare molti processi, fornendo ai nostri category manager più tempo per concentrarsi sui loro compiti.
“Siamo riusciti a ridurre significativamente la frequenza degli errori durante la creazione dei planogrammi!”
Abbiamo iniziato a utilizzare lo strumento di conferma digitale multistadio per approvare le modifiche ai planogrammi. Ora i nostri negozi ricevono solo i planogrammi già approvati dai responsabili di reparto. Questo non richiede molto tempo. L’interfaccia è intuitiva e ci consente di confrontare lo stato dei planogrammi prima e dopo le modifiche.
“La gestione e il controllo delle attività di negozio sono diventati più efficienti“
Tutti i dipendenti hanno accesso al portale Retano Shelfspace, in cui ottengono informazioni su attività, inventario, elenco dei prodotti su ogni scaffale, versioni attuali e precedenti dei planogrammi.
Le modifiche vengono visualizzate immediatamente sul portale, i dipendenti ricevono una notifica e possono iniziare ad implementarli. Dopo aver completato i loro compiti, devono caricare una foto sullo stesso portale.
Stiamo anche pianificando di lanciare l’app mobile Retano Shelfspace nell’immediato futuro. Così saremmo in grado di controllare i planogrammi attraverso i realogrammi.
In questo momento il sistema Retano Shelfspace è implementato in tutti i punti vendita della catena. L’obiettivo più importante nella fase attuale del progetto è migliorare la comunicazione con il personale. Il sistema dispone di strumenti per ricevere feedback dai negozi: portale e app mobile. Proprio come con ogni nuova tecnologia, per implementarla correttamente è necessario motivare il personale che la utilizza.
Dopo aver implementato il sistema, prevediamo di iniziare a mettere a punto i processi di gestione dei planogrammi. Retano Shelfspace fornisce uno strumento di analisi dei planogrammi per formati e negozi separati. Una volta che avremo più dati il quadro generale sarà più accurato. Sarà più facile lavorare con SKU e dirigere il flusso dei clienti nel negozio.
Andrej Morozov, EVA
La crescita della catena e l’aumento di punti vendita portano sempre alla gestione dei planogrammi per formato, perché gestire separatamente i planogrammi di ogni negozio diventa troppo costoso. Anche con 50-100 piccoli negozi nella catena, la gestione manuale dei planogrammi è problematica. Le soluzioni possibili sono due: o assumere più dipendenti o automatizzare il processo.
La clusterizzazione e la sincronizzazione dell’inventario di Retano Shelfspace rendono la gestione flessibile e pratica. Il retailer ottiene l’accesso all’analisi dei planogrammi per formati di negozio, cluster di inventario e negozi separati. Se il rivenditore nota una perdita nelle vendite di un determinato articolo sullo scaffale di negozi di formati simili, il problema può essere localizzato a livello del negozio specifico. Quindi il rivenditore può risolvere il problema senza modificare il planogramma per l’intero formato. Ad esempio, identifica i prodotti con il fatturato più elevato in base all’analisi ABC e aumenta la quantità di questi prodotti nei planogrammi.
L’analisi delle zone calde e fredde presente in Retano Shelfspace mostra come la riorganizzazione dell’inventario nei negozi dello stesso formato può migliorare i KPI di vendita. La corretta disposizione degli scaffali può indirizzare i clienti da prodotti a bassa rotazione a quelli ad alta rotazione, attirando la loro attenzione sulle promozioni.
