EVA es el minorista de droguería más grande de Ucrania. Tienen casi 1000 tiendas con 18 mil empleados. En estos últimos años, el minorista ha estado expandiéndose rápidamente, abriendo primero unas 189 y luego unas 219 nuevas tiendas en los años 2019 y 2020, respectivamente. El crecimiento tan rápido del negocio requiere un enfoque nivelado de gestión y una digitalización activa de los procesos internos para mantener la eficiencia. Para optimizar la gestión del rango de productos, el minorista añadió la solución de optimización de los planogramas a su IT-ecosistema en 2020.
La gestión del rango de productos con un promedio de 12 mil SKU para una tienda se realiza a través de formatos de categoría. Cada formato está determinado por identificadores únicos: planograma de rango, geolocalización, configuración del espacio minorista, etc.
Crear planogramas requiere que los gerentes de categoría incluyan sus correcciones y pasen los planogramas a las tiendas rápidamente mientras administran los planogramas en cada tienda. Hacer este trabajo de forma manual requiere demasiado esfuerzo laboral y consume mucho tiempo. Por eso, el minorista decidió implementar la solución de gestión del espacio en el estante Retano Shelfspace.
Durante el proyecto piloto, el proceso de gestión del planograma se automatizó en 50 tiendas. Para que el experimento fuera honesto, se seleccionaron tiendas de diferentes formatos con personal experimentado y familiarizado con los procesos comerciales de la empresa.
El lanzamiento del grupo de prueba fue exitoso. Basándose en los resultados de la prueba, el minorista decidió implementar el nuevo sistema de gestión de planogramas en todas las tiendas.
Andrey Morozov, el jefe del departamento de gestión de la gama de productos en EVA, compartió los resultados de la implementación de Retano Shelfspace.
“El coste de la mano de obra en la creación de planogramas ha disminuido”
Antes de la implementación del sistema, los gerentes de categoría tenían que crear planogramas para cada formato manualmente. Esto llevaba mucho tiempo. Ahora los planogramas están vinculados a los formatos de categoría basados en los estándares del minorista.
La distribución por formatos se basa en la marca, la categoría de producto, el precio y otras propiedades de la categoría. El sistema distribuye los productos en los estantes utilizando planogramas horizontales y verticales.
Cuando nos estamos preparando para abrir una tienda nueva, necesitamos crear planogramas de un formato requerido. El sistema tiene en cuenta nuestra velocidad de expansión. Automatiza muchos procesos, dando a nuestros gerentes de categoría más tiempo para concentrarse en sus tareas.
“La incidencia de errores durante la generación de planogramas se ha reducido considerablemente”
Comenzamos a utilizar la herramienta de confirmación digital de múltiples etapas para aprobar cambios en los planogramas. Ahora nuestras tiendas solo reciben planogramas aprobados por los jefes de departamento. Esto no lleva mucho tiempo. La interfaz es fácil de usar, lo que nos permite comparar el estado de los planogramas antes y después de los cambios.
“La gestión y el control de las actividades de las tiendas se han vuelto más eficientes”
Todos los empleados tienen acceso al portal de Retano Shelfspace. Allí obtienen información sobre tareas, inventario, lista de productos en cada estante, versiones actuales y anteriores del planograma.
Los cambios se cargan en el portal de inmediato, los empleados son notificados y pueden comenzar a implementarlos. Después de completar sus tareas, deben enviar la prueba fotográfica en el mismo portal.
Estamos planeando lanzar la aplicación móvil Retano Shelfspace en un futuro cercano. De esta manera, podríamos controlar los planogramas a través de realogramas.
En este momento estamos aplicando el sistema en toda la cadena. El objetivo más importante en esta etapa del proyecto es mejorar la comunicación con el personal. El sistema cuenta con herramientas para recibir comentarios de las tiendas, como un portal y una aplicación móvil. Al igual que con cualquier nueva tecnología, para implementarla correctamente es necesario motivar al personal a utilizarla.
Después de implementar el sistema, planeamos comenzar a ajustar los procesos de gestión de planogramas. Retano Shelfspace tiene una herramienta que analiza los planogramas por formatos y tiendas separadas. Una vez que tengamos más datos, tendremos una imagen más precisa. Será más fácil trabajar con SKU y el flujo directo de clientes en la tienda.
Andrey Morozov, EVA
Aumentar el número de tiendas siempre conduce a la necesidad de gestión del planograma por formato y cluster, porque gestionar el planograma de cada tienda por separado se vuelve demasiado costoso. Incluso con 50-100 tiendas pequeñas en una cadena, gestionar los planogramas manualmente es problemático. La solución es contratar a más personas o automatizar el proceso.
La clusterización y sincronización del inventario de Retano Shelfspace hacen que la gestión sea flexible y práctica. El minorista tiene acceso al análisis del planograma por formatos de tienda, clusters de inventario y tiendas individuales. Si el minorista experimenta pérdidas de ventas de SKU en el estante de tiendas de formato similar, el problema se puede localizar a nivel de la tienda específica. Luego, el minorista puede solucionar el problema sin cambiar el planograma para todo el formato. Por ejemplo, identificar los productos de mayor rotación por ABC y aumentar la cantidad de estos productos en los planogramas.
El análisis de las zonas calientes y frías de Retano Shelfspace mostrará cómo la reorganización del inventario en tiendas del mismo formato puede mejorar los indicadores de ventas. La ubicación correcta de las estanterías puede dirigir a los clientes de productos de baja rotación hacia productos de alta rotación, llamando su atención con las promociones.
